BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ POWIATU POZNAŃSKIEGO

§ 29. Do zadań Wydziału Organizacyjnego „OP” należą czynności związane między innymi z:

1. w zakresie obsługi Zarządu i Starosty:

1. obsługą organizacyjną i protokolarną posiedzeń Zarządu,
2. koordynacją prac związanych z realizacją aktów prawnych Zarządu i Starosty,
3. zbieraniem i opracowywaniem materiałów dla potrzeb Zarządu i Starosty,
4. prowadzeniem dokumentacji związanej z korespondencją Starosty i Zarządu z Radą w zakresie:
   a) opiniowania projektów uchwał Rady przygotowywanych przez Zarząd,
   b) wniosków komisji Rady i interpelacji kierowanych do Zarządu i Starosty oraz innych spraw związanych ze współpracą Starosty, Zarządu i Rady oraz monitorowaniem udzielania odpowiedzi przez właściwe komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne powiatu na wnioski i interpelacje,
5. opracowaniem raportu Zarządu Powiatu w Poznaniu o stanie Powiatu Poznańskiego,
6. opracowaniem sprawozdań z działalności Zarządu,
7. prowadzeniem następujących rejestrów:
   a) uchwał Zarządu
   b) Zarządzeń Starosty
   c) wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
   d) umów zawieranych przez Powiat, Starostę i Starostwo z wyłączeniem umów ze stosunku pracy, umów o organizację praktyk, wolontariat itp.,
8. przekazywaniem umów do rejestru umów jednostek sektora finansów publicznych,

2. w zakresie kontroli zewnętrznych:

    a) prowadzeniem dokumentacji z kontroli zewnętrznych w szczególności protokołów kontroli, wystąpień pokontrolnych i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne,

    b) prowadzeniem książki kontroli,

3. w zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa: 

1. opracowaniem projektu Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Poznaniu i jego nowelizacji,
2. opracowywaniem i opiniowaniem innych aktów prawnych niezbędnych do funkcjonowania Starostwa jako organizacji,
3. inicjowaniem działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa jako organizacji,
4. opracowaniem blankietów korespondencyjnych,
5. przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów reprezentanta załogi,
6. administrowanie Intranetem,

4. w zakresie skarg i wniosków:

1. prowadzeniem i nadzorowaniem rejestru skarg i wniosków, o którym mowa w § 61 ust. 1 i 2 pkt 1 Regulaminu,
2. monitorowaniem terminowego rozpatrywania skarg i wniosków,
3. współpracą z Radą Powiatu w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków, należących do właściwości Rady,
4. przygotowywaniem sprawozdawczości dotyczącej skarg i wniosków,

5. w zakresie petycji, o których mowa w ustawie o petycjach z wyjątkiem petycji złożonych do Rady;

6. w zakresie spraw związanych z oświadczeniami o stanie majątkowym zwanymi oświadczeniami majątkowymi, o których mowa w ustawie o samorządzie powiatowym:

7. w zakresie obsługi klientów:

1. prowadzeniem punktu informacyjnego,
2. prowadzeniem i administrowaniem urzędowym publikatorem teleinformatycznym - Biuletynem Informacji Publicznej,
3. obsługą punktu potwierdzającego profile zaufane elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) w Starostwie,
4. pełnieniem roli Administratora Podmiotu Publicznego na platformie ePUAP,

8. w zakresie obsługi kancelaryjnej Starostwa:

1. prowadzeniem kancelarii Starostwa - przyjmowaniem i wysyłaniem przesyłek,
2. prowadzeniem rejestru przesyłek,
3. współpracą z dostawcą usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek,

9. w zakresie sprawozdawczości elektronicznej:

1. zarządzaniem sprawozdawczością elektroniczną,
2. współpracą z Głównym Urzędem Statystycznym,

10. w zakresie archiwum zakładowego:

1. prowadzeniem archiwum zakładowego,
2. wdrażaniem i nadzorowaniem przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
3. bieżącym nadzorowaniem prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw (zadania wykonuje koordynator czynności kancelaryjnych),
4. prowadzeniem archiwum elektronicznego,
5. współpracą z komórkami organizacyjnymi Starostwa w zakresie zdawania akt do archiwum zakładowego,
6. współpracą z Archiwum Państwowym.

11. w zakresie stowarzyszeń i fundacji:

1. sprawowaniem nadzoru nad działalnością stowarzyszeń ze względu na siedzibę stowarzyszenia, z wyłączeniem nadzoru nad działalnością stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego,
2. sprawowaniem nadzoru nad uczniowskimi klubami sportowymi i klubami sportowymi, działającymi w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej, zgodnie z art. 4 ustawy o sporcie,
3. sprawowaniem nadzoru nad działalnością fundacji ze względu na siedzibę fundacji,
4. prowadzeniem kontroli w zakresie wypełniania przez stowarzyszenia i fundacje, będące instytucjami obowiązanymi, obowiązku przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
5. przekazywaniem Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej planów i informacji sporządzanych w związku z prowadzonym nadzorem mad stowarzyszeniami i fundacjami,
6. prowadzeniem ewidencji:
   a) stowarzyszeń zwykłych
   b) uczniowskich klubów sportowych,
   c) klubów sportowych, działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej,
7. współpracą z sądem, w zakresie prowadzonego nadzoru nad stowarzyszeniami i klubami,
   w tym występowanie, w przypadkach określonych w ustawie, z wnioskiem o upomnienie, uchylenie niezgodnej z prawem lub statutem uchwały, rozwiązanie stowarzyszenia, klubu.
8. współpracą z sądem, w zakresie prowadzonego nadzoru nad fundacjami, w tym występowanie, w przypadkach określonych w przepisach, z wnioskiem o stwierdzenie zgodności działania fundacji z przepisami prawa, statutem oraz celem, w jakim fundacja została ustanowiona, o uchylenie uchwały zarządu fundacji, w tym o wstrzymanie wykonania uchwały do czasu rozstrzygnięcia sprawy, o zawieszenie zarządu fundacji i wyznaczenie zarządcy przymusowego, o likwidację fundacji,

12. w zakresie przyjmowania i wyjaśniania zgłoszeń naruszeń oraz ochrony sygnalistów,

13. w zakresie prowadzenia Rejestru Instytucji Kultury, dla których organizatorem jest Powiat Poznański.